Você é do tipo que esquece a agenda ou planner em algum canto e só se da conta meses depois? Ou do tipo que preenche o calendário digital todinho e nunca mais abre? Pode ser que você sequer use um calendário, mas anote as coisas em folhas ou cadernos e sente que precisa organizar tudo isso melhor, mas como? Nesse post vamos comparar agendas digitais e de papel.
Agenda Digital – Software
Pontos Fortes
- Sincroniza em todos os seus dispositivos;
- Te notifica automaticamente sobre os próximos eventos;
- Pode ser configurada pra repetir eventos – tipo, aula de inglês todas as terças e quintas as 8am – automaticamente;
- Permite que você mude de planos e reorganize sua programação facilmente, deletando eventos ou arrastando eles para outros dias;
- Tem espaço para colocar muitas informações extras sobre o evento como endereço, convidados, links da web, notas, fuso horário para reuniões internacionais etc.
Pontos fracos
- Pode acabar a bateria do seu aparelho;
- Como o calendário esta fora da sua vista, pode ser mais fácil de esquecer de checar;
- Você fica dependente do seu celular ou computador;
- Há algumas questões relacionadas a privacidade, você pode ser hackeado e perder seus dados, por exemplo.
Agenda de Papel – Planner
Pontos Fortes
- Nunca acaba a bateria do calendário;
- Você pode deixar aberto na mesa ou na parede para olhar sempre pra ele;
- Anotar fisicamente os compromissos pode te ajudar a se lembrar melhor deles.
Pontos fracos
- Você pode perder ou molhar a agenda e perder todas as informações que estiveram ali;
- Alguém pode ler sua agenda;
- Pode ser que você não esteja com ela quando precisar – o celular geralmente esta com você porque serve como cartão, uber, telefone, câmera etc.
- Se você precisar mudar os eventos de lugar pode deixar o calendário confuso;
- É preciso repetir manualmente qualquer informação repetitiva;
- Pode não ter espaço para colocar todas as informações necessárias – ou não ser prático, tipo escrever um link;
- Não pode ser sincronizado com os calendários de outras pessoas.
É possível combinar os dois métodos
Para quem ainda tem dúvidas ou até a necessidade de utilizas ambos os métodos, um caso comum é separar a agenda digital para o trabalho e a agenda física para a vida pessoal, até porque no trabalho as vezes é necessário marcar reunião com outras pessoas e a agenda digital tem recursos de enviar e-mail, sincronização etc.
Outro exemplo de sistema híbrido: você pode manter um calendário principal em formato digital e no planejamento de cada semana passar as informações necessárias pra uma agenda de papel, para um calendário de parede ou para uma lousa, pra fixar melhor na cabeça o que precisa ser feito, organizar melhor o tempo e deixar as informações visíveis.
Agenda Digital – PDF
Além das duas opções acima, mais comuns, há também agendas digitais de pdf, que se parecem mais com agendas de papel, porque não podem ser automatizadas, mas que podem ser sincronizadas entre todos os dispositivos, como as agendas digitais. Elas também tem um caráter mais artesanal quando são preenchidas com a caneta de telas, mas correm o risco de serem esquecidas em alguma pasta qualquer, já que não estão sempre á vista, como um calendário de parede ou de mesa.
Um ponto importante sobre esse tipo de agenda em PDF ou a de papel mesmo, é que além da visualização em calendário, é interessante ter as páginas para organizar a semana, assim da para colocar mais informações do que só no quadradinho do calendário e, tendo mais espaço pra colocar os horários do dia também é bom pra poder ter uma noção de como distribuir as atividades nas horas do dia (como se faz no calendário digital de software)
Particularmente prefiro usar o iCal, porque acho ele mais bonito e porque não tenho dividido a agenda com mais ninguém. Já tive empregos onde tinha de utilizar a agenda Microsoft e também os que se usava a agenda Google, mas dentro do sistema da empresa. De qualquer forma, quase sempre é possível sincronizar as agendas usando algum sistema como o IFTT e assim evitar de perder tempo copiando e repetindo informações.